关于使馆的电话询问，如果领导不在怎么办？

我下周四德国旅游面签交材料，但是下周五下午我们部门去京郊拓展训练，如果使馆打电话给我们部门任何人，都不会有人接听。HR领导也不能保证时时刻刻都接听电话，我们单位各级领导的出差开会之类事情也会很多。想知道，这种情况该怎么办？我确定我的材料都真实，但是关于领导不一定能时刻接听电话的顾虑可不可以面签时和VO说明？如果他们在几天内反复打电话，肯定能找到我们领导之一，不过只打一两次的话还真不一定。或者如果下周五下午的话，那就怎么打也找不到了。